Úprava procesu rozesílky vyúčtování

9. 9. 2019

Od roku 2020 plánuje CzechELib úpravu procesu rozesílky vyúčtování, která bude dodatkem upravovat Smlouvu o zajištění a zpřístupnění EIZ.

V rámci fakturace záloh a vyúčtování EIZ je na začátku roku 2020 plánovaná změna v dosavadním procesu. V současnosti jsou členským institucím dokumenty spojené s vyúčtováním rozesílány nejen elektronicky, ale rovněž korespondenčně na sídlo instituce.

Z důvodu optimalizace nákladů a časových kapacit účetního oddělení dojde na začátku roku 2020 ke zrušení korespondenčního zasílání dokumentů.

Dokumenty týkající se fakturace záloh a vyúčtování budou členským institucím zasílány pouze elektronicky na e-mailovou adresu pověřené osoby, případně na e-mail, který členské instituce uvedou jako „fakturační”.

V důsledku toho budou členské instituce, které podepsaly Smlouvu o zajištění a zpřístupnění EIZ na období 2018+ a 2019+, požádány o podpis dodatku, který tuto změnu právně potvrdí.

Dodatek bude upravovat znění odstavce 7.9., který podle vzoru Smlouvy o zajištění a zpřístupnění EIZ na období 2020+ zní takto:
„Zálohový list i faktura budou Členské instituci zaslány Pověřené osobě výhradně elektronicky na e-mailovou adresu uvedenou v odst. 6.6. Smlouvy, a to v závislosti na dokončení licenčních jednání. Datum splatnosti zálohových listů bude stanoveno nejpozději na 15. 4. daného roku nebo 30 dnů ode dne vystavení zálohových listů, podle toho, které datum nastane později. Kurzové rozdíly mezi úhradou faktur Členskou institucí v Kč a měnou platby NTK za EIZ Poskytovatelům budou vyúčtovány po úhradě faktur Poskytovatelům EIZ, a to podle kurzu ČNB ke dni úhrady plateb Poskytovatelům EIZ. Finální vyúčtování proběhne a případný nedoplatek či přeplatek bude Členské instituci zúčtován do 30. 9. daného roku; v příloze vyúčtování bude mj. uveden kurz Kč ke dni úhrady faktur NTK Poskytovatelům EIZ. V případě elektronické faktury se jedná o daňový doklad ve smyslu ustanovení § 26 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. Členská instituce příjme a nebude rozporovat fakturu pouze z důvodu nepřipojeného fyzického podpisu nebo nepřipojeného razítka NTK. Strany nepovažují připojený podpis ani razítko na elektronické faktuře za podstatnou náležitost faktury."

Dodatek bude rovněž upravovat odstavec 6.6, který k pověřené osobě dovolí přidat i e-mail určený pro zasílání finančních dokumentů, např. faktury@techlib.cz.

V průběhu 4Q CzechELib osloví členské instituce s možností uvést e-mail na jejich účetní oddělení a na začátku roku 2020 bude následně institucím zaslán dodatek k podpisu statutárním zástupcem.