FAQs

A. Aktuální otázky

1. Do kdy můžeme ještě nominovat zdroje na následující rok?
2. Jak se můžeme přihlásit do ERMS?
3. Jak můžeme udělit přístup do ERMS nebo CELUS dalším osobám?
4. Jak si můžeme aktivovat připojení přes Shibboleth?
5. Jak se může členská instituce připojit k již existujícímu konsorciu?
6. Za jakých podmínek se může zcela nová instituce stát členem některého z již existujících konsorcií CzechELib, případně nového konsorcia pro EIZ, který ještě není v portfoliu v CzechELibu
7. Jak je hrazena režie CzechELib a kofinancovány zdroje?

B. Často kladené otázky

1. Je CzechELib, resp. NTK, dalším zprostředkovatelem/dodavatelem EIZ? Neměl by v takovém případě získávat zakázky ve výběrových řízeních?
2. Kdo je pověřená osoba? Proč musí mít instituce pověřenou osobu a proč je potřeba její oficiální pověření?
3. Jaký je rozdíl mezi účastnickou a členskou institucí?
4. K čemu členství v CzechELib zavazuje?
5. Kolik členství v CzechELib stojí?
6. Jak ukončit členství v CzechELib?
7. Jak jsou vybírány elektronické zdroje, které lze v rámci CzechELib odebírat?
8. Jaký je postup po proběhnutí nominace zdrojů?
9. Kdo jsou „poskytovatelé EIZ“?
10. V některých případech je nabídnutá cena výrazně vyšší a neodpovídá předpokládanému ročnímu nárůstu tak, jak byl dojednán v uplynulých letech. Proč k tomu došlo?
11. Jak je nákup a odběr EIZ zajištěn smluvně?
12. Jaká je finanční podpora na EIZ?
13. Zohledňuje se nějakým způsobem velikost jednotlivých institucí?
14. Za jakých podmínek může instituce získat finanční podporu na nákup EIZ?
15. Z jakých finančních prostředků mají členské instituce svou spoluúčast hradit? Existují nějaká omezení?
16. Kdy obdržíme fakturu s finálním vyúčtováním? („nulová” faktura)

---

A. Aktuální otázky

A.1. Do kdy můžeme ještě nominovat zdroje na následující rok??

Nejzazší datum pro nominace EIZ na následující rok je 31. březen aktuálního roku (tj. např. nominace na r. 2024 musí být zaslány do 31. března 2023). Zohlednění nominace zaslané po uplynutí tohoto data není samozřejmé, její přijetí a řešení závisí na více okolnostech a je plně v kompetenci odborného týmu CzechELib.

A.2. Jak se můžeme přihlásit do ERMS?

Do systému je možné se přihlásit prostřednictvím federace EduID. V první fázi je nutné požádat o přístup a informovat nás s žádostí o potvrzení prostřednictvím e-mailu info@czechelib.cz. Následně Vám bude udělen přístup s právy zaměstnance nebo administrátora. Přečtěte si podrobný návod a další informace.

A.3.Jak můžeme udělit přístup do ERMS nebo CELUS dalším osobám?

Aby uživatel mohl přistupovat do systému ERMS a CELUS, je nutné, aby měl funkční přihlášení do systému ERMS. Nový uživatel musí požádat o přístup do ERMS podle návodu a následně nás informovat na e-mail info@czechelib.cz s žádostí o potvrzení přístupu.

A.4. Jak si můžeme aktivovat připojení přes Shibboleth?

V případě zájmu o zapojení do systému Shibboleth nás prosím kontaktujte na e-mail info@czechelib.cz a my vám, v rámci našich možností, pomůžeme systém nastavit.

A.5. Jak se může členská instituce připojit k již existujícímu konsorciu?

Členská instituce (ČI) se může připojit k již existujícímu konsorciu formou dodatku k původně uzavřené licenční smlouvě, bez nutnosti vypisovat novou veřejnou zakázku (VZ). Musí však být splněny následující podmínky:

1. ČI musí být součástí VZ, ve které byl požadovaný EIZ pořízen nebo požadovaný EIZ musí být zahrnut v některé její Rámcové smlouvě o centralizovaném zadávání.
2. Navýšení celkové smluvní ceny (z příslušné Licenční smlouvy), tj. ceny všech EIZ pro všechny instituce za celé smluvní období do konce trvání dané licenční smlouvy, je omezeno finančními limity ZZVZ (Zákona o zadávání veřejných zakázek), pokud se nejedná o vyhrazenou změnu závazku. U neplánovaných změn platí zhruba tato omezení: navýšení nesmí překročit 10 % celkové smluvní ceny a zároveň nesmí být vyšší než 3,568 mil Kč. V případě, že se sejde více požadavků k rozšíření jedné VZ (které mohou jednotlivě splňovat limit, ale součtem jsou již nad tímto limitem), nelze této možnosti využít. V době nominací může být limit také již částečně nebo zcela odčerpán. Vzhledem ke složitosti problematiky veř. zak. vždy konzultujte vaši žádost s týmem CzechELib.

A.6. Za jakých podmínek se může zcela nová instituce stát členem některého z již existujících konsorcií CzechELib, případně nového konsorcia pro EIZ, který ještě není v portfoliu v CzechELibu?

Jelikož nová instituce není mezi pověřujícími zadavateli v realizovaných veřejných zakázkách, v rámci kterých byly vysoutěženy EIZ, které jsou předmětem existujících konsorcií CzechELib, musela by být podle zákona č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek vypsána nová veřejná zakázka. Pro vypsání veřejné zakázky je nutné splnění pravidel Metodiky (zjednodušeně “pravidlo 3+” - min. 3 instituce podepíší smlouvu o centralizovaném zadávání a uvedený EIZ musí být Odbornou radou doporučen jako VaVI EIZ).

A.7. Jak je hrazena režie CzechELib a kofinancovány zdroje?

Provoz centra byl až do roku 2022 zajištěn z prostředků projektu financovaného z OP VVV. Nákup EIZ byl v letech 2018–2020 hrazen z prostředků projektu, v letech 2021–2022 došlo pro členské instituce k obnovení podpory nákupu ze státního rozpočtu. V následujících letech (2023-2027) pak bude ze státního rozpočtu hrazen jak provoz centra, tak i podpora nákupu klíčových EIZ, a to v rámci projektu NCIP VaVaI (kde příjemcem je opět NTK)

V roce 2023 bude výše podpory stejná jako v období 2018-2022, tj. 50 % resp. 70 % podle typu EIZ, viz Jaká je finanční podpora na EIZ?. Počínaje rokem 2024 (včetně) bude relativní výše podpory snižována každým rokem o 2,5 procentního bodu oproti předchozímu roku. V roce 2027 se podpora předpokládá ve výši 40 % resp. 60 % podle typu EIZ.

Jedná se o maximální možnou výši podpory předpokládanou na základě alokovaných částek a prognózy cen EIZ. Více informací o podpoře v období 2023-2027 najdete v Metodice pro výběr EIZ 2023—2027.

Často kladené otázky

B.1. Je CzechELib, resp. NTK, dalším zprostředkovatelem/dodavatelem EIZ? Neměl by v takovém případě získávat zakázky ve výběrových řízeních?

NTK v žádném případě není dodavatelem EIZ, ale centrálním zadavatelem, resp. objednavatelem EIZ za všechny členské instituce. V rámci projektu CzechELib vystupuje NTK v roli tzv. centrálního zadavatele veřejných zakázek podle §9 odst. 4 zákona č. 134/2016 Sb., Zákon o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ). Smlouvy s jednotlivými vydavateli, případně jimi určenými exkluzivními dodavateli, sjednává v souladu se ZVZZ.

B.2. Kdo je pověřená osoba? Proč musí mít instituce pověřenou osobu a proč je potřeba její oficiální pověření?

• Pověřená osoba je obvykle pracovník instituce, který má pro danou instituci na starosti komunikaci k problematice EIZ.
• Pověřená osoba je pro CzechELib primárním kontaktem za členskou instituci. Měla by rozumět věcné stránce (EIZ) a zajistit předávání potřebných informací mezi CzechELib a její institucí.
• Pověření požadujeme proto, aby měl CzechELib oficiálně potvrzeno, že jedná s osobou, kterou vedení instituce oficiálně pověřilo a která se této problematice bude aktivně věnovat, aby nedošlo k porušení vzájemných smluvních podmínek.
• Zároveň je prostřednictvím pověření tato činnost formalizována a pověřená osoba ji může vykázat jako součást své pracovní činnosti. Instituce zase musí dbát na to, aby pověření bylo vždy aktuální.

B.3. Jaký je rozdíl mezi účastnickou a členskou institucí?

Účastnická instituce (UI) je instituce, která projevila zájem zapojit se do konsorcií centra CzechELib a vyvíjí v tomto směru součinnost (např. dodá CzechELib pověření pro osobu zmocněnou komunikovat s CzechELib jménem instituce v otázkách EIZ a poskytne požadované údaje o instituci pro evidenci v CzechELib). Toto označení se objevuje zejména v první fázi projektu. Instituce, které uzavřou s NTK Smlouvu o centralizovaném zadávání a následně Smlouvu o zajištění a zpřístupnění elektronických informačních zdrojů se stávají členskými institucemi (ČI).

B.4. K čemu členství v CzechELib zavazuje?

Závazky členů CzechELib stanoví:

• Smlouva o centralizovaném zadávání
• Smlouva o zajištění a zpřístupnění elektronických informačních zdrojů

B.5. Kolik členství v CzechELib stojí?

Členství není žádným způsobem zpoplatněno.

B.6. Jak ukončit členství v CzechELib?

Členství v CzechELib skončí zánikem uzavřené smlouvy o zajištění a zpřístupnění EIZ mezi členskou institucí a NTK/CzechELib. Okolnosti, za jakých je možné smlouvu ukončit, jsou ve smlouvě přesně specifikovány. Jednostranné odstoupení od smlouvy o zajištění a zpřístupnění EIZ ze strany členské instituce je prakticky vyloučené - je velmi problematické, jelikož narušuje fungování celého konsorcia a může tak vést ke zhoršení postavení jeho zbývajících členů a v krajním případě až k jeho rozpadu (a mohlo by vést až k vymáhání škody u odstupující instituce).

B.7. Jak jsou vybírány elektronické zdroje, které lze v rámci CzechELib odebírat?

Na základě požadavků institucí vznikne seznam poptávaných EIZ. Takto nominované zdroje musí doporučit Odborná rada jako zdroje pro podporu VaV. V dalším kroku je na nominované zdroje aplikovaná Metodika pro výběr EIZ nebo Metodika pro výběr individuálních časopisů. Licenční jednotka CzechELib dále požádá poskytovatele příslušných EIZ o jejich nacenění a nabídku komunikuje institucím, které o tyto zdroje projevily zájem. Zde se musí instituce finálně rozhodnout, zda budou EIZ po NTK požadovat zajistit či nikoliv.

B.8. Jaký je postup po proběhnutí nominace zdrojů?

V druhé polovině března se všechny nominované zdroje vyhodnocují podle Metodiky výběru EIZ, kde jednou z hlavních podmínek je zájem alespoň 3 institucí o stejný zdroj. Zdroje následně kontroluje Odborná rada (dále jen OR) CzechELib a případně rozhoduje možné nejasnosti. EIZ, které splňují podmínky metodiky a projdou OR, se poptávají u dodavatelů a jednotlivé instituce jsou následně informovány o předběžných cenách. Na základě znalosti cen nám instituce potvrzují zájem/nezájem o konkrétní zdroj. V případě odvolání zájmu o EIZ některými institucemi se uskuteční druhé kolo poptávky dodavatelů a informování institucí s „novou” cenou. Ta je již součástí Smlouvy o centralizovaném zadávání, jejíž podpis je pro všechny instituce závazným potvrzením zájmu o dané zdroje.

B.9. Kdo jsou „poskytovatelé EIZ“?

„Poskytovatelé EIZ“ je souhrnný název pro vydavatele i exkluzivní dodavatele EIZ. CzechELib v prvotní fázi vždy oslovuje přímo vydavatele, který na základě rozboru legislativních požadavků určí, zda se bude veřejné zakázky účastnit přímo, nebo pověří exkluzivního dodavatele. Komplikovaná právní úprava veřejných zakázek a složitá pravidla pro účast zahraničních subjektů způsobila, že řada vydavatelů dala přednost jednání přes dodavatele, kterému udělila exkluzivitu.

B.10. V některých případech je nabídnutá cena výrazně vyšší a neodpovídá předpokládanému ročnímu nárůstu tak, jak byl dojednán v uplynulých letech. Proč k tomu došlo?

Důvodů může být několik:

• Dříve byl zdroj zajišťován pouze pro část instituce, zatímco nyní je nabídková cena pro celou instituci.
• Vydavatel výrazně nezvýšil cenu pro nové konsorcium, ale došlo k jinému způsobu rozdělení ceny mezi členy konsorcia, protože v rámci předchozích konsorcií docházelo k přerozdělení cen podle jiného klíče, než navrhoval vydavatel.
• Vydavatel změnil cenový model, který pro část institucí znamená vyšší nárůst.
• Předpokládaná výše podpory je jiná, než byla v předchozích projektech.
• Ačkoliv je EIZ zdánlivě stejný, změnil se v průběhu let jeho obsah a tudíž je nyní dražší.
• Smlouva může obsahovat prvky podpory Open Access, což pro některé intenzivně publikující instituce může znamenat znatelnější nárůst.

B.11. Jak je nákup a odběr EIZ zajištěn smluvně?

Přístup k EIZ je zajištěn třemi typy smluv:

• Smlouvy o centralizovaném zadávání, kterými instituce pověří NTK, aby pro ně vyjednala dodání vybraných EIZ.
• Licenční smlouvy mezi poskytovateli EIZ a NTK, které mj. obsahují seznam požadovaných zdrojů a seznam institucí, které jsou oprávněny tyto zdroje využívat.
• Smlouvy o zajištění a zpřístupnění elektronických informačních zdrojů mezi institucemi a NTK, které v příloze obsahují seznam zdrojů požadovaných danou institucí včetně ceny a doby zajištění.

Vzorové smlouvy naleznete v sekci Dokumenty.

B.12. Jaká je finanční podpora na EIZ?

Informace o podpoře na období od roku 2023 najdete v bodě A.7.

B.13. Zohledňuje se nějakým způsobem velikost jednotlivých institucí?

Podpora je rozdělována všem ve stejné výši bez ohledu na velikost instituce.

B.14. Za jakých podmínek může instituce získat finanční podporu na nákup EIZ?

Nárok na podporu z projektu CzechELib se řídí Metodikou pro stanovení práva členské instituce čerpat podporu v rámci CzechELib. Pokud Členská instituce nemá nárok na podporu, hradí poplatek za přístup k EIZ v plné výši.

B.15. Z jakých finančních prostředků mají členské instituce svou spoluúčast hradit? Existují nějaká omezení?

Volba zdrojů na dofinancování nákupu EIZ je čistě věcí jednotlivých institucí. Použití prostředků z jiných dotačních titulů se řídí pravidly poskytovatele těchto prostředků.

B.16. Kdy obdržíme fakturu s finálním vyúčtováním? („nulová” faktura)

Na základě „Smlouvy o zajištění a zpřístupnění EIZ" nejdříve vystavujeme zálohové listy a následně průběžné daňové doklady. Finální vyúčtování s konečnou vyúčtovací fakturou, finálním daňovým dokladem k vyúčtovací faktuře s vratkou, nebo nedoplatkem a tabulkou s vyúčtováním, Vám zašleme do 30. září.